ARKEVIA : sécurisez les documents et fiches de paie de vos salariés

La gestion sécurisée des documents et des fiches de paie devient un enjeu crucial pour les entreprises. Arkevia se positionne comme une solution innovante, offrant un coffre-fort numérique robuste pour répondre à ces besoins. Découvrons ensemble comment cette plateforme peut transformer la gestion documentaire de votre entreprise, en alliant sécurité, efficacité et conformité légale.

En bref

Arkevia propose un coffre-fort numérique sécurisé pour les entreprises, permettant le stockage et la gestion des documents sensibles, notamment les fiches de paie. Cette solution assure une protection optimale des données, simplifie les processus RH et offre une accessibilité 24/7 aux salariés. Conforme aux normes légales, Arkevia garantit un archivage à long terme tout en optimisant l’efficacité opérationnelle de votre organisation.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour entreprises ?

Un coffre-fort numérique pour entreprises est un espace de stockage virtuel hautement sécurisé, conçu pour héberger des documents confidentiels et sensibles. Cette solution répond aux besoins croissants de dématérialisation et de protection des données dans le monde professionnel. Contrairement à un simple stockage cloud, le coffre-fort numérique offre des garanties supplémentaires en termes de sécurité, de confidentialité et de valeur juridique des documents stockés.

Dans ce contexte, Arkevia se distingue comme une plateforme spécialement conçue pour les entreprises, offrant non seulement un stockage sécurisé, mais aussi des fonctionnalités adaptées à la gestion des ressources humaines et à la conformité légale. Cette solution permet aux entreprises de centraliser leurs documents importants, de les partager de manière contrôlée et de garantir leur intégrité sur le long terme.

Les fonctionnalités clés de la solution Arkevia

Arkevia se démarque par une gamme de fonctionnalités conçues pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises en matière de gestion documentaire. Voici les principales caractéristiques qui font d’Arkevia une solution complète :

• Stockage sécurisé des documents avec cryptage avancé
• Gestion et distribution automatisée des fiches de paie
• Partage sécurisé de documents avec contrôle d’accès granulaire
• Archivage à long terme conforme aux normes légales
• Interface intuitive pour le classement et l’organisation des documents
• Notifications automatiques pour les nouveaux documents déposés
• Accès multiplateforme (ordinateur, tablette, smartphone)
• Recherche avancée pour retrouver rapidement les documents
• Traçabilité des actions effectuées sur les documents
• Intégration avec les systèmes RH existants

Sécurité et confidentialité : les atouts majeurs

La sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de la proposition de valeur d’Arkevia. La plateforme utilise des protocoles de cryptage de pointe pour protéger les documents stockés contre tout accès non autorisé. Chaque fichier est chiffré individuellement, assurant ainsi une protection maximale même en cas de tentative d’intrusion.

Arkevia implémente un système d’authentification forte à deux facteurs, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents. La plateforme respecte scrupuleusement les normes de sécurité les plus strictes, notamment la certification AFNOR NF Z42-013 pour l’archivage électronique. De plus, des audits de sécurité réguliers sont menés pour identifier et corriger toute vulnérabilité potentielle, assurant ainsi une protection constante de vos données sensibles.

Simplification de la gestion des bulletins de salaire

Avec Arkevia, la gestion des bulletins de salaire devient un processus fluide et sécurisé. Dès que les fiches de paie sont générées, elles sont automatiquement déposées dans le coffre-fort numérique de chaque employé. Les salariés reçoivent une notification les informant de la disponibilité de leur bulletin, qu’ils peuvent consulter à tout moment via leur espace personnel sécurisé.

Cette dématérialisation présente de nombreux avantages. Pour les employeurs, elle élimine les coûts d’impression et d’envoi postal, réduit les risques d’erreurs de distribution et simplifie le processus d’archivage. Pour les employés, c’est la garantie d’un accès permanent à leurs bulletins de paie, sans risque de perte ou de détérioration. De plus, la plateforme conserve les documents pendant 50 ans, conformément aux obligations légales, offrant ainsi une solution pérenne pour la gestion des fiches de paie.

Optimisation des processus RH grâce à la dématérialisation

La dématérialisation des documents RH via Arkevia transforme radicalement les processus de gestion des ressources humaines. En centralisant tous les documents dans un espace sécurisé et facilement accessible, Arkevia permet aux équipes RH de gagner un temps précieux et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Voici un tableau comparatif illustrant les avantages de la gestion dématérialisée avec Arkevia par rapport à la gestion traditionnelle :

Accessibilité et facilité d’utilisation pour les salariés

L’une des forces d’Arkevia réside dans son accessibilité et sa facilité d’utilisation pour les salariés. La plateforme offre une interface intuitive, permettant aux employés de naviguer aisément dans leur espace personnel. Que ce soit sur un ordinateur de bureau, une tablette ou un smartphone, l’accès aux documents est possible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, offrant ainsi une flexibilité maximale.

Les salariés peuvent organiser leurs documents dans des dossiers personnalisés, effectuer des recherches rapides grâce à un moteur de recherche avancé, et même partager certains documents de manière sécurisée si nécessaire. L’interface responsive s’adapte à tous les écrans, garantissant une expérience utilisateur optimale quel que soit l’appareil utilisé. Cette facilité d’accès et d’utilisation favorise l’adoption rapide de la solution par l’ensemble des collaborateurs, maximisant ainsi les bénéfices de la dématérialisation pour l’entreprise.

Conformité légale et archivage à long terme

Arkevia a été conçu pour répondre aux exigences légales les plus strictes en matière de gestion et d’archivage des documents d’entreprise. La plateforme est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), garantissant ainsi le respect de la vie privée des employés et la sécurité de leurs informations personnelles. De plus, Arkevia respecte les normes d’archivage électronique, notamment la norme NF Z42-013, assurant la valeur probante des documents stockés.

L’archivage à long terme est un point fort d’Arkevia. La plateforme conserve les documents, en particulier les bulletins de paie, pendant une durée de 50 ans, conformément aux obligations légales. Cette durée de conservation est assurée même si l’employé quitte l’entreprise ou si celle-ci cesse son activité. Arkevia garantit également la pérennité des formats de fichiers, assurant que les documents resteront lisibles et exploitables sur le long terme, malgré l’évolution des technologies.

Pourquoi opter pour Arkevia ?

Choisir Arkevia pour la gestion de vos documents et fiches de paie présente de nombreux avantages pour votre entreprise et vos salariés. Voici les principales raisons qui font d’Arkevia une solution de choix :

• Sécurité renforcée : protection des données sensibles grâce à un cryptage de pointe
• Conformité légale assurée : respect du RGPD et des normes d’archivage électronique
• Gain de temps significatif pour les équipes RH et les salariés
• Réduction des coûts liés à l’impression et au stockage physique des documents
• Accessibilité 24/7 depuis n’importe quel appareil connecté
• Interface intuitive favorisant une adoption rapide par les utilisateurs
• Archivage à long terme garantissant la pérennité des documents
• Empreinte écologique réduite grâce à la dématérialisation
• Traçabilité complète des actions effectuées sur les documents
• Intégration facile avec les systèmes d’information existants

Mise en place et intégration d’Arkevia dans votre entreprise

L’implémentation d’Arkevia dans votre entreprise est un processus structuré, conçu pour assurer une transition en douceur vers la gestion dématérialisée de vos documents. La première étape consiste en une analyse approfondie de vos besoins spécifiques et de votre infrastructure existante. Cette phase permet de personnaliser la solution Arkevia pour qu’elle s’intègre parfaitement à votre environnement de travail.

Ensuite, une phase de configuration et de paramétrage est menée par les experts d’Arkevia, en étroite collaboration avec vos équipes IT et RH. Cette étape inclut la mise en place des droits d’accès, la configuration des flux de documents et l’intégration avec vos systèmes existants. Une formation est ensuite dispensée aux administrateurs et aux utilisateurs clés pour assurer une prise en main efficace de la plateforme. Enfin, un accompagnement est proposé pendant les premières semaines d’utilisation pour répondre aux questions et optimiser l’utilisation d’Arkevia. Grâce à cette approche méthodique, la transition vers Arkevia se fait de manière fluide, minimisant les perturbations opérationnelles tout en maximisant rapidement les bénéfices de la solution.